Chức năng: Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trong các lĩnh vực về xây dựng định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh; Công tác đầu tư, xây dựng cơ bản; Công tác quản lý cơ sở vật chất về hiện vật của Nhà Trường.Nhiệm vụ: Thực hiện, bao gồm nhưng không giới hạn, những nhiệm vụ chính sau đây:a. Xây dựng chiến lược, định hướng phát triển của Trường trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
b. Công tác kế hoạch:
- Là đầu mối phối hợp với các Đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh (SXKD) hàng năm của Nhà Trường trình Petrovietnam phê duyệt;
- Thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các Đơn vị triển khai thực hiện kế hoạch SXKD đảm bảo đúng tiến độ và hiệu quả. Đề xuất, tham mưu cho Ban giám hiệu và các Đơn vị về các giải pháp thực hiện để đảm bảo hoàn thành kế hoạch SXKD;
- Là đầu mối theo dõi và tổng hợp tình hình SXKD; Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình triển khai, kết quả thực hiện kế hoạch SXKD theo quy định của Petrovietnam và của các cơ quan chức năng của Nhà nước.
c. Công tác thống kê, tổng hợp:
- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp giao ban hàng tháng, quý cho Hiệu trưởng;
- Lập biểu mẫu báo cáo và hướng dẫn các Đơn vị trong việc lập báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch;
- Chủ trì, phối hợp với các Đơn vị liên quan trong việc quản lý, điều phối, đánh giá hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất, tài sản của Trường.
d. Công tác đầu tư, xây dựng cơ bản:
- Là đầu mối chủ trì quản lý, triển khai các dự án đầu tư, xây dựng cơ bản của Trường theo kế hoạch Tập đoàn giao/phê duyệt;
- Chủ trì và phối hợp với các Đơn vị xây dựng định mức, đơn giá trong việc đầu tư, xây dựng cơ bản của Trường; Chủ trì soạn thảo, cập nhật các quy định, văn bản pháp luật…liên quan đến đầu tư, xây dựng cơ bản.
e. Công tác quản lý và bảo hiểm cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị:
- Đầu mối quản lý tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị một cách an toàn và hiệu quả;
- Phối hợp với các Đơn vị liên quan trong công tác kiểm kê, đánh giá lại tài sản, vật tư, hàng hóa… của Trường;
- Thực hiện công tác mua sắm vật tư, công cụ, dụng cụ; đầu mối thống kê, lên kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa tài sản là các trang thiết bị, máy móc của Trường (không bao gồm vật tư, thiết bị, máy móc, tài sản thuộc nhiệm vụ được phân giao cho Phòng Tổ chức – Hành chính);
- Đầu mối thực hiện công tác bảo hiểm rủi ro, cháy nổ các tài sản, cơ sở vật chất của Trường. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao;
- Thực hiện việc quản lý, thống kê, theo dõi, thu hồi về mặt vật chất, hiện vật, chịu trách nhiệm quản lý về hiện vật (tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật tư, hàng tồn kho), giám sát việc sử dụng, điều chuyển các tài sản tại PVCollege theo quy định của Nhà nước, Petrovietnam và của Trường.
f. Thực hiện các công việc tham mưu và hỗ trợ hoạt động dịch vụ.
- Là đầu mối tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động cung cấp dịch vụ; tham mưu Ban Giám hiệu về định hướng phát triển dịch vụ, xây dựng kế hoạch hoạt động dịch vụ hàng năm, điều chỉnh kế hoạch dịch vụ;
- Giúp Ban Giám hiệu quản lý chi phí dịch vụ để đảm bảo hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh; giám sát chi phí của nhà cung cấp theo bảng cân đối tài chính đã được phê duyệt;
- Hỗ trợ các đơn vị về công tác pháp lý trong đấu thầu, đàm phán, ký kết hợp đồng;
- Là đơn vị đầu mối tham mưu xây dựng quy chế cung cấp dịch vụ, các quy định và quy trình liên quan.
g. Là đầu mối xây dựng quy trình đấu thầu/chào thầu, quy trình mua sắm, lựa chọn nhà thầu đảm bảo tuân thủ các quy định của Petrovietnam và pháp luật.
h. Khai thác các cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường như đất đai; tòa nhà; máy móc, thiết bị.
i. Quản lý Account đấu thầu qua mạng Quốc gia của Trường.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
