Chức năng: Tham mưu, giúp việc và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác tổ chức nhân sự; Tiền lương; Chế độ chính sách; Thi đua khen thưởng, kỷ luật; Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Trường; Công tác thư ký, tổng hợp; Văn thư, lưu trữ, cơ yếu; hành chính, quản trị văn phòng; Ứng dụng công nghệ thông tin; Truyền thông, quan hệ công chúng, an sinh xã hội; Hoạt động đối nội, đối ngoại.
Nhiệm vụ: Thực hiện, bao gồm nhưng không giới hạn, những nhiệm vụ chính sau đây:
a. Công tác tổ chức, nhân sự:
- Tham mưu, xây dựng đề án thành lập, giải thể, cơ cấu các Phòng/Trung tâm; Quy định chức năng nhiệm vụ của các Đơn vị;
- Tham mưu, xây dựng, sửa đổi Quy chế tổ chức hoạt động của Trường; Tham mưu về công tác cán bộ: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, đánh giá, quy hoạch và kỷ luật cán bộ, quản lý và lưu giữ hồ sơ cán bộ;
- Đề xuất, tham mưu cho Hiệu trưởng thành lập các Hội đồng và làm thường trực các Hội đồng: Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng lương, Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng kỷ luật…;
- Xác định nhu cầu nhân lực, các yêu cầu, quy định đối với các vị trí công việc; Tuyển dụng, quản lý lao động, thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động đối với CBCNV của Trường;
- Tham mưu trong công tác quản lý, điều phối nhân lực giữa các Đơn vị để tối ưu hoá và thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ của các Đơn vị theo mục tiêu phát triển chung của Trường.
b. Công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách, văn hóa doanh nghiệp:
- Tham mưu, xây dựng Quy chế trả lương của Nhà Trường;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động tiền lương hàng năm của Trường;
- Thực hiện chế độ chính sách đối với CBCNV;
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp của PVCollege; triển khai các hoạt động phổ biến, đưa văn hóa doanh nghiệp vào các hoạt động của Trường;
- Chủ trì công tác truyền thông nội bộ, truyền thông ngoại bộ.
c. Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
- Xây dựng chiến lược và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực dài hạn, trung hạn và hàng năm của Trường;
- Đầu mối tổng hợp nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ trình Hiệu trưởng, Petrovietnam phê duyệt. Chủ trì trong việc tổ chức các khóa đào tạo nội bộ của Nhà Trường; Đánh giá, theo dõi các khóa đào tạo nội bộ đảm bảo đáp ứng được các kiến thức, kỹ năng, chuyên môn cho người lao động phục vụ cho yêu cầu công việc.
d. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch; Tổ chức các phong trào thi đua và thực hiện chính sách khen thưởng;
- Đánh giá kết quả thực hiện công việc định kỳ, hàng năm đối với các CBCNV tại Trường;
- Thực hiện các thủ tục khen thưởng trong phạm vi quản lý; Theo dõi, giám sát, tổng hợp, tư vấn đối với công tác thi đua khen thưởng; Quản lý, cấp phát các hiện vật khen thưởng của Trường;
- Tư vấn cho Hiệu trưởng về công tác kỷ luật cán bộ, người lao động theo quy định.
e. Công tác thư ký và tổng hợp:
- Đề xuất, bố trí lịch làm việc, lịch công tác của Ban giám hiệu, chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp, buổi làm việc do Hiệu trưởng chủ trì;
- Giúp việc Ban giám hiệu trong xử lý văn bản công việc. Tổng hợp các loại văn bản, phân bổ văn bản trình ký theo đúng lĩnh vực phân công trong Ban giám hiệu;
- Theo dõi, đôn đốc các Đơn vị thực hiện công việc theo ý kiến chỉ đạo của Ban giám hiệu;
- Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của các Đơn vị theo kết luận chỉ đạo của Ban giám hiệu.
f. Công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu:
- Thực hiện các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ tại Trường theo quy định của pháp luật, Petrovietnam và của Trường;
- Xây dựng, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành;
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy trình, quy định hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý con dấu của Trường theo đúng quy định của pháp luật và của Hiệu trưởng;
- Tổ chức, quản lý, vận hành thiết bị và mạng cơ yếu của Trường, Petrovietnam; Tiếp nhận và gửi văn bản, tài liệu mật của Trường, Petrovietnam qua đường cơ yếu theo đúng quy định.
g. Công tác hành chính – quản trị văn phòng và hậu cần:
- Chủ trì tổ chức các sự kiện của nhà Trường; Thực hiện công tác hậu cần cho tất cả các hoạt động của Nhà Trường;
- Thực hiện quản lý vệ sinh, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa nhà cửa, kiến trúc và các tài sản là thiết bị gắn với công trình (máy điều hòa, hệ thống mạng, hệ thống điện, thang máy, máy chiếu…), phương tiện vận tải của Trường;
- Mua sắm, quản lý, sửa chữa máy/thiết bị văn phòng; Thiết bị máy tính, liên lạc cá nhân;
- Thực hiện việc mua sắm, cung cấp và quản lý văn phòng phẩm cho toàn Trường; Mua sắm các mẫu quà tặng, đồng phục văn phòng, các vật dụng, thiết bị văn phòng…; In ấn các loại tài liệu, thiệp, danh thiếp, bao thư, túi sách, folder, pano, backdrop … phục vụ cho các hoạt động của Trường;
- Đặt vé máy bay cho toàn bộ CBCNV của Nhà Trường khi đi công tác, học tập và làm việc…;
- Quản lý nhà thầu vận hành tòa nhà;
- Quản lý và điều động xe ô tô đảm bảo an toàn, hiệu quả và tiết kiệm;
- Đảm bảo công tác bảo vệ, an ninh, an toàn tại các cơ sở của Trường;
- Tham mưu cho Ban giám hiệu trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ quốc tế;
- Đầu mối phối hợp, theo dõi công tác an ninh, quốc phòng, dân quân tự vệ; Theo dõi và phối hợp hoạt động với các tổ chức đoàn thể, Ban liên lạc hưu trí của Trường;
- Phối hợp với Phòng kế hoạch – Tổng hợp (KH-TH), Phòng Tài chính – Kế toán (TC- KT) thực hiện việc quản lý, thống kê, theo dõi, thu hồi về mặt vật chất, hiện vật, giám sát việc sử dụng, điều chuyển các tài sản tại PVCollege theo quy định của Nhà nước, Petrovietnam và Nhà Trường;
- Tham gia việc kiểm kê tài sản cố định.
h. Công tác chuyển đổi số:
- Tham mưu, xây dựng, vận hành hệ thống công nghệ thông tin trong toàn Trường (hạ tầng và các ứng dụng);
- Tham gia xây dựng và vận hành các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Trường;
- Công tác đảm bảo an ninh mạng, an toàn và bảo mật thông tin trên mạng;
- Đào tạo, hướng dẫn sử dụng các hệ thống công nghệ thông tin trong toàn Trường;
- Bảo dưỡng, bảo trì, đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin hoạt động thông suốt.
i. Đại diện PVCollege tại Hà Nội:
- Đại diện cho nhà Trường thực hiện công tác đối nội, đối ngoại tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc theo phân công của Ban giám hiệu;
- Đại diện nhà Trường thực hiện công tác hiếu, hỷ tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc;
- Bố trí sắp xếp nơi ở, đi lại, làm việc của đoàn công tác do Ban giám hiệu chủ trì đến làm việc tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc;
- Phối hợp cùng Trung tâm Đào tạo Lãnh đạo và Quản lý tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị và các khóa học tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
